Strengthsbased werken bij Gemeente Oude IJsselstreek

Mario Roelvink is manager en plaatsvervangend directeur bij Gemeente Oude IJsselstreek. Hij stuurt vijf teams binnen zijn organisatie aan, zo’n vijftig medewerkers in totaal. In januari 2019 volgde hij de Versnelde Opleiding Strengthscoaching (VOS), vandaag bekend als de Gallup Global Strengths Coach opleiding. Wat heeft die opleiding hem persoonlijk gebracht en wat leverde het strengthsbased werken voor Gemeente Oude IJsselstreek tot nog toe op?

Hoe ben je met CliftonStrengths in aanraking gekomen?

‘Dat begon met de vraag die wij ons als organisatie stelden: hoe kunnen wij als gemeente beter inspelen op de behoefte van de samenleving en onze veranderende rol? Die behoefte verandert ontzettend snel en wij zagen dat wij best moeite hadden om in hetzelfde tempo mee te bewegen. We hebben wel de kennis en de talenten in huis, maar op sommige plekken begon het te knellen. Dat probleem speelt niet alleen bij ons, maar bij veel gemeenten in Nederland.
We zijn traditioneel een zeer kennisgedreven organisatie. We hadden op alle vakgebieden de kennis in huis, wij wisten wat goed was voor de samenleving en konden dat goed op papier zetten. Maar tegenwoordig kun je ervan uitgaan dat de antwoorden op veel vragen waarover wij ons buigen buiten de organisatie voor het oprapen liggen. We hoeven daarom zelf niet meer alle kennis in huis te hebben, maar we moeten wel heel vaardig zijn in het ontsluiten van kennis, het opereren in netwerken en het vertalen van mogelijk tegenstrijdige input in een goed advies aan het gemeentebestuur. Dat is de grootste rolverandering waar wij in zitten.

Dat klinkt als een forse uitdaging

Jazeker, en er komt nog iets bij. Ook onze gemeente is tamelijk vergrijsd en we staan voor een exodus van baby boomers. We zijn onderdeel van een krimpregio (Achterhoek) en hebben bovendien te maken met ontgroening: veel jongeren trekken weg en komen nooit meer terug. Bovendien hebben gemeenten, wat mij betreft overigens volkomen ten onrechte, nou niet bepaald een spannend en sexy imago en dat alles te samen maakt het voor ons niet makkelijk om nieuw talent binnen te halen.

Ervan uitgaande dat in de gemiddelde kantooromgeving veel potentie van medewerkers onbenut blijft, zoeken wij een deel van de oplossing in het ontdekken, ontwikkelen en benutten van het talent dat we al in huis hebben. Dat bracht ons op het spoor van Leeuwendaal en het werken vanuit strengths. We willen dat onze medewerkers de regie pakken over hun eigen loopbaan en hun eigen ontwikkeling en strengthsbased werken geeft daar perfect invulling aan.

Hoe zijn jullie met strengthsbased werken aan de slag gegaan?

De bestaande missie en visie van onze organisatie was het vertrekpunt. Die hebben we niet opnieuw geformuleerd maar we zijn, samen met de adviseurs van Leeuwendaal, aan de hand daarvan per team de opgaven gaan formuleren.
De missie en visie is bij de meeste organisaties, ook bij ons, een tamelijk abstract verhaal. In ons geval een verhaal van twee A-viertjes. Voor de medewerkers is het een ver-van-mijn-bed-show. Wat ik heel mooi vond om te zien, is dat het opeens  begon te leven op het moment dat we het gingen betrekken op het eigen team. Er ontstond veel meer betrokkenheid en we konden de opgaven veel makkelijker concreet maken. Ook voor iedere medewerker afzonderlijk: welke stappen moeten we zetten als team, wat vraagt dit van mijn houding en gedrag en hoe kan ik mijn talenten ontwikkelen om daar invulling aan te geven?
We hebben alle medewerkers de CliftonStrengths laten invullen en de teammanagers hebben vervolgens met al hun teamleden talentgesprekken gevoerd over de resultaten. Nu zijn we per team aan het kijken hoe iedereen zijn talenten tot strengths kan ontwikkelen en hoe je die met elkaar kunt inzetten om de opgaven van het team te vervullen. We zijn er dus zowel op organisatieniveau, op teamniveau als op individueel niveau mee bezig.

Het werken vanuit hun eigen talenten zorgt ervoor dat mensen meer betrokken zijn bij hun eigen opdracht en bij de organisatie. Ze ervaren ook dat ze meer ruimte krijgen van ons als werkgever.

Hoe stonden de medewerkers tegenover deze aanpak?

Onze mensen waren over het algemeen enthousiast en vooral ook positief verrast. Ik ben leidinggevende van vijf teams, vijftig verschillende mensen, maar ik heb geen enkele negatieve reactie gekregen. Mensen waren heel nieuwsgierig naar hun uitkomsten en wilden daarover graag het gesprek aangaan.
Er zijn wel flinke verschillen als het erom gaat wat mensen er vervolgens mee doen. Er zijn veel collega’s die heel bevlogen met hun talenten aan de slag zijn gegaan, die heel bewust reflecteren en onderzoeken hoe ze die talenten gericht kunnen inzetten. Er zijn ook collega’s die het zien als een testje waaraan ze hebben deelgenomen en dat was het dan.

Kun je al concrete resultaten benoemen?

Het is moeilijk om daar nu al harde uitspraken over te doen, maar in het proces zie je zeker al een grote verandering. De focus op talent heeft een enorme versnelling gekregen. Het werken vanuit hun eigen talenten zorgt ervoor dat mensen meer betrokken zijn bij hun eigen opdracht en bij de organisatie. Ze ervaren ook dat ze meer ruimte krijgen van ons als werkgever.
Een concreet resultaat is het feit dat we nu in samenwerking met de OR het doorstroombeleid hebben ontwikkeld. Mensen die actief met hun strengths bezig zijn en daarin investeren, zijn als er formatieruimte ontstaat al in beeld voordat er een vacature opengesteld wordt. Doordat medewerkers actief met talentontwikkeling bezig zijn, kennen wij hun talenten en ontwikkelwensen en weten we wie er aansluit op wat wij als organisatie nodig hebben. Voordat een vacature (intern of extern) wordt opengesteld, gaan we met medewerkers die goed aansluiten in gesprek om te bekijken of zij door kunnen stromen. Dit doorstroombeleid hadden we waarschijnlijk niet ontwikkeld als we niet hadden ingezet op talentontwikkeling.
De interne mobiliteit neemt duidelijk toe. Als je vroeger WMO-adviseur was, dan bleef je dat. Maar die unieke kwaliteiten en talenten van die adviseur kunnen we ook prima inzetten voor de Omgevingswet. Het is vanuit talent bekeken helemaal niet zo relevant of iemand van de WMO komt, van de Jeugdzorg of van de Bedrijfsvoering. Je brengt je talenten mee en daarom heb je toegevoegde waarde in een bepaalde klus. Bij het verdelen van werk kijken we nu niet alleen meer naar de kennis die iemand in huis heeft, maar steeds meer naar de talenten die we nodig hebben om klussen tot een goed einde te brengen.
Strengthsbased werken heeft op allerlei terreinen positieve effecten. De uitstroom neemt bijvoorbeeld af, waardoor talent en kennis voor onze organisatie behouden blijft. Het zorgt voor meer word of mouth. Mensen die op hun talenten worden ingezet, die de ruimte krijgen om te kunnen doen waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden, zijn veel positiever over hun werkgever waardoor het voor ons makkelijker wordt om talent te behouden en van buiten aan te trekken. We kweken hiermee onze eigen ambassadeurs en krijgen zo een sterker netwerk. In de sollicitatiegesprekken die we voeren, besteden we er ook aandacht aan. Kandidaten slaan daar echt op aan en vinden het interessant. Al met al maakt het ons als werkgever gewoon aantrekkelijker.
Een andere concrete opbrengst is de enorme stap die we hebben gezet met het thema feedback. We hebben een werkgroep die zich daarmee bezighoudt en dat is allemaal best ingewikkeld en moeizaam en eigenlijk heeft niemand echt zin in om ermee aan de slag te gaan. Door het werken met CliftonStrengths zie je opeens dat mensen over de volle breedte over en weer feedback geven, dat mensen in elkaar talenten gaan herkennen en daarover met elkaar in gesprek gaan. Als er dingen mis gaan, dan hoor je: dan heb je dat of dat talent iets teveel ingezet. De feedback komt nu vanzelf los.

Welke vervolgstappen gaat Gemeente Oude IJsselstreek nu zetten?

We willen CliftonStrengths gaan koppelen aan opgavegericht werken, van buiten naar binnen werken, het nog bewuster inzetten voor het vervullen van onze opgave. We willen dit vooral ook heel goed borgen en dat is in onze organisatie wel eens lastig. Maar gezien de wijze waarop het uitwaaiert en omdat echt iedereen er mee bezig is, heb ik er vertrouwen in dat we dat ook gaan doen.

Jij bent zelf ook de Versnelde Opleiding Strengthscoaching (VOS) gaan volgen, waarom?

Er waren twee redenen. Allereerst spreekt het werken op basis van strengths en het ontwikkelen van je talenten mij enorm aan. Daar wilde ik gewoon veel meer van weten. Vooral ook omdat het zo duidelijk gekoppeld is aan het presteren van mensen. De positieve benadering vind ik erg prettig. In de traditionele functionerings- en beoordelingsgesprekken wordt bijna met het vergrootglas gezocht naar de zogenaamde uitdagingen of ontwikkelpunten. Vanuit strengthscoaching kijk je naar de Top5 of Top10 talenten van mensen en hoe die verder ontwikkeld kunnen worden. Dat geeft veel meer energie dan de vrij negatieve benadering van vroeger.
Daarnaast was er een zakelijke afweging vanuit de organisatie. We hadden nog niet heel veel kennis in huis en we wilden niet voor elk wissewasje Leeuwendaal bellen. Het was dus goed om een paar mensen in de organisatie te hebben die er verder in zijn.

Hoe heb je jouw deelname aan de opleiding ervaren?

Het eerste wat me te binnen schiet: zeer intensief. Je bent vijf dagen volle bak met elkaar bezig en je hebt tussendoor ook nog huiswerkopdrachten. Ik moest ook een aardig eindje rijden en heb daarom toch maar besloten om twee nachten in een hotel in de buurt te verblijven.
Je herkent de Amerikaanse oorsprong van de opleiding, ook al wordt die helemaal in het Nederlands en met Nederlands materiaal gegeven: alles is tot op de minuut nauwkeurig geregeld. Ik dacht van tevoren dat we veel met theorie bezig zouden zijn, maar dat was eigenlijk niet zo. Het was vooral ook heel veel doen en ervaren.
Het heeft mij veel verdieping gegeven, vooral ook omdat je tijdens de opleiding veel met jouw eigen talenten bezig bent. Je leert nog beter hoe je die kunt benutten in jouw rol als coach.
Ik vond het ook waardevol dat de groep zo divers was, allemaal mensen met verschillende achtergronden. Wij met z’n drieën uit gemeenteland, iemand uit de psychiatrie, een deelnemer uit de directie van een hogeschool, iemand van het ministerie, een paar mensen uit het coachvak en twee zelfstandig ondernemers. De wisselwerking gaf ons veel gevarieerde inzichten.

Ik voel me ambassadeur van het hele strengths-gedachtegoed omdat ik de enorme waarde en bruikbaarheid zie die het voor onze organisatie heeft, voor mijzelf als leidinggevende maar ook gewoon als mens.

Wat heeft het jou persoonlijk opgeleverd?

Het heeft mijn rol als coach veranderd. Als ik met een medewerker in gesprek was als leidinggevende, dan zat er altijd een hiërarchisch element in. Dat kun je gewoon niet helemaal wegdenken. Als strengthscoach sta ik meer op een afstand en ben ik oordeelsvrij. Het is een andere manier van gesprekken voeren. De skills en de inzichten die de opleiding mij heeft opgeleverd, helpen mij enorm in mijn rol als manager.
Daarnaast houd je er heel veel tips en tools aan over om in de praktijk mee aan de slag te gaan. De enorme goody bag die je meekrijgt en het digitale platform bieden je allerlei handige hulpmiddelen die ik nog steeds gebruik. Ik had zojuist toevallig een gesprek met een medewerker die de CliftonStrengths had ingevuld en voor dat gesprek vind ik in de coaching kit van de opleiding alle hulpmiddelen. Ik heb inmiddels zo’n vijftig gesprekken achter de rug.
Als teammanager is het ontwikkelen van teams en individuen één van de belangrijkste opgaven die ik heb te vervullen, dat verklaart mijn grote betrokkenheid. Ik voel me ambassadeur van het hele strengths-gedachtegoed omdat ik de enorme waarde en bruikbaarheid zie die het voor onze organisatie heeft, voor mijzelf als leidinggevende maar ook gewoon als mens.