RTP 2020: Als het niet kan zoals het moet

Donderdagochtend 12 maart 2020, 8.59 uur. Over één minuut gaat de portal open waarin kandidaten voor het Rijkstraineeprogramma (RTP) hun dossier kunnen aanmaken. Elk jaar weer is dit een spannend moment voor het projectteam van Leeuwendaal dat sinds 2015 nauw samenwerkt met de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) bij het selecteren en matchen van de duizenden onlangs afgestudeerden die solliciteren naar één van de 140 traineeplekken. Na honderden uren voorbereiding komt het er nu op aan. Gaat alles goed? En dan is er weer die opluchting: het loopt als een zonnetje, we zijn live! Maar een dag later is er van opluchting echt geen sprake meer: de coronamaatregelen die premier Rutte afkondigt in z’n persconferentie, halen een streep door de hele opzet van het selectietraject. Het projectteam had al een plan B uitgedokterd, voor het geval dát. Maar een plan is toch echt iets anders dan een compleet uitgewerkte aanpak. Kan het RTP dit jaar überhaupt nog doorgaan? En hoe dan?

Faillure is not an option

Esther van Egmond (UBR) is landelijk traineecoördinator en gedelegeerd opdrachtgever voor het RTP. Het programma voor dit jaar uitstellen of zelfs helemaal niet laten doorgaan, dat was eigenlijk geen optie. ‘De portal stond al een dag open en meer dan duizend kandidaten hadden inmiddels een digitaal dossier aangemaakt. We konden al die mensen toch niet teleurstellen? Maar om door te kunnen gaan, moest Leeuwendaal de procedure in zeer korte tijd volledig digitaal maken, corona-proof. Dat leek eigenlijk niet haalbaar.’

Volgens Van Egmond is de omvang van het selectieproces echt ongekend. ‘Het is een gigantische organisatorische en logistieke operatie waarbij we met tien departementen samenwerken. We proberen het traject altijd zo goed mogelijk aan te laten sluiten op ieders wensen.’

En toen kwam corona. Het huilen stond ons nader dan het lachen.

Elk jaar dingen twee- tot drieduizend afgestudeerden mee naar één van de 140 traineeplaatsen. Ze hebben anderhalve week de tijd om zich aan het Rijk te presenteren met hun dossier in de portal. Van Egmond: ‘Wat dat alleen al vergt van ICT, dat is enorm. Honderden kandidaten moeten tegelijkertijd in de portal aan hun dossier kunnen werken en tests afleggen. Vervolgens toetst Leeuwendaal alle dossiers aan de harde criteria. Er zijn ook altijd weer kandidaten die proberen te sjoemelen door meerdere dossiers aan te maken of bijvoorbeeld een valse afstudeerdatum te vermelden. Die moeten eruit gefilterd worden. Daarna beoordeelt Leeuwendaal alle dossiers op basis van de vooraf ingewonnen informatie van de departementen om tot een selectie te komen. De departementen brengen het aantal kandidaten zelf terug naar drie per traineeplek die ze uitnodigen voor een gesprek. Binnen negen weken is de hele procedure afgerond. Het is gewoon een immense klus.’

Dit jaar was het selectietraject sowieso al extra spannend omdat Leeuwendaal de selectieprocedure volledig opnieuw had ontworpen. Iris Peek (Projectleider Leeuwendaal): ‘We ontvingen veel lof voor het nieuwe ontwerp. Daarmee gaven we de departementen meer regie, er was veel ruimte voor persoonlijk contact met de kandidaten en we hadden de doorlooptijd ook nog eens aanzienlijk verkort. We hadden mooie innovaties bedacht en we verheugden ons op het resultaat.’

‘Yep’, zegt haar collega Marieke Ruygt (Projectleider Leeuwendaal). ‘En toen kwam corona. Het huilen stond ons nader dan het lachen.’

Peek en Ruygt legden het Rijk binnen een week meerdere scenario’s voor. Ruygt: ‘Alleen de aanmeldingsprocedure hoefden we niet te wijzigen. Maar de procedure die in het teken stond van persoonlijk contact moest helemaal worden herzien. Alle geplande persoonlijke contactmomenten en ook de selectiegesprekken konden niet op die manier doorgaan, dat hebben we allemaal omgezet naar digitaal. Alle trainingen voor selecteurs van de ministeries moesten natuurlijk ook opeens online plaatsvinden. Vervolgens gingen ook nog eens de scholen dicht en moest ons team, maar ook de selecteurs van de ministeries, het werk vanuit huis zien te combineren met de zorg voor de kinderen.’

Aan de ruim 400 videogesprekken met kandidaten namen 130 selecteurs vanuit het Rijk deel en 35 psychologen van Leeuwendaal. Peek: ‘De organisatie was nogal hectisch, om het eufemistisch uit te drukken. Alles moest in zeer korte tijd afgestemd en omgebouwd worden. Er gingen soms wel meer dan vijfhonderd appjes op een dag heen en weer en er waren vele videobelgesprekken nodig om alle details met elkaar en met het Rijk af te stemmen. En daar kwamen dan nog de vele honderden belletjes, appjes, chats en mails van kandidaten bij. Gaat het nog wel door? Ik zit in het buitenland en kan niet terug naar Nederland, wat nu? Ik loop studievertraging op door corona, kan ik toch nog deelnemen?

Geen stress op de departementen

Voor Judith van Groos, traineecoördinator bij het Ministerie van Financiën, was het nooit de vraag of het RTP zou doorgaan. ‘Dat was niet aan de orde. We wisten nog niet hoe, maar het zou ongetwijfeld goed komen. Voor de departementen was het heel luxe, we konden achteroverleunen en afwachten waar ze mee kwamen. Ik weet dat het héél stressvol is geweest, maar wij maakten ons geen zorgen. Het is natuurlijk jammer dat de groepsopdracht bijvoorbeeld niet door kon gaan. Het was mooi geweest om de competentie samenwerken te kunnen toetsen in een case, om te zien welke rol een kandidaat op zich neemt en hoe die bijdraagt aan de samenwerking. Maar wij waren hoe dan ook blij met wat allemaal wél door kon gaan. Marieke en Iris mogen onwijs trots zijn dat ze dit in zo’n korte tijd met hun team hebben weten om te bouwen.’

Volgens Graciëlla Ritfeld, trainee coördinator bij Defensie, zou het uitstellen van de selectie voor de kandidaten echt rampzalig zijn geweest. ‘Wat ga je dan doen in dat half jaar of dat jaar van uitstel? Het is echt heel sterk dat we het in aangepaste vorm toch hebben kunnen laten doorgaan, heel goed ook voor het imago van het Rijk. Alle departementen zijn gespaard in de hectiek van het omschakelen, het gebeurde allemaal achter de schermen. Eigenlijk hoefden wij uiteindelijk alleen maar de data voor de gesprekken door te geven. En daarbij was er ook ruimte voor maatwerk, met al onze wensen is rekening gehouden.’

Bevalt het digitale gesprek?

Over de kwaliteit van de video-selectiegesprekken is iedereen zeer tevreden, ook de kandidaten. Het lukt gewoon prima om je goed te presenteren via de camera en ook om emoties over te brengen en die van de ander te peilen. Volgens traineecoördinator Graciëlla Ritfeld was het contact heel persoonlijk. ‘Wij hebben dat ook getraind en kregen – net als de kandidaten – waardevolle instructies. We begonnen elk gesprek met de vraag of de kandidaat op z’n gemak was. Geen problemen gehad met de verbinding, de camera of de microfoon? Daarbij maakten we ook heel bewust oogcontact door goed in de camera te kijken. Zeker in het begin van het gesprek is dat belangrijk. En je geeft, meer dan in een live gesprek, signalen dat je aandachtig luistert.’

We hebben er dagenlang voor aan de telefoon gezeten, maar dat is het meer dan waard.

Judith van Groos heeft er onder andere van geleerd dat je bij een digitaal gesprek nog gestructureerder moet interviewen. ‘Je moet als selecteurs heel goed afspreken wie wat uitvraagt en je moet zoveel mogelijk dezelfde soort vragen stellen aan verschillende kandidaten. Dan krijg je een eerlijke vergelijking.’
Ze ziet vooral ook de voordelen van het video-selectiegesprek. ‘Het is prettig voor kandidaten dat ze vanuit hun eigen vertrouwde omgeving het gesprek kunnen voeren. Ze hebben geen reistijd, hoeven zich niet druk te maken over de vraag of de treinen wel rijden.’ Ritfeld: ‘En de mensen die in het buitenland zitten, en dat zijn er nogal wat, hoeven niet naar Nederland terug te komen. Op ons departement waren we ook nog sneller klaar dan wanneer we het op locatie hadden gedaan, ook dat was een voordeel.’

Evaluatie

‘Het projectteam van Leeuwendaal heeft het verschrikkelijk zwaar gehad’, zegt Esther van Egmond. ‘Zij verdienen een hele grote pluim. Niks was te veel, ik kreeg nooit een nee. Dat vind ik echt super. Ze zijn professioneel, transparant en zeer betrokken. Het feit dat we zo goed op elkaar zijn ingespeeld en de afgelopen jaren zoveel kennis en ervaring hebben opgedaan, dat heeft echt het verschil gemaakt.’

Iris Peek en Marieke Ruygt zijn er bijzonder trots op dat ze onder moeilijke omstandigheden recht hebben kunnen doen aan de talenten van alle kandidaten die de procedure hebben doorlopen. Peek: ‘Ook de afgevallen kandidaten die ons belden, hebben we één voor één te woord gestaan en hen voorzien van persoonlijke feedback. We hebben er dagenlang voor aan de telefoon gezeten, maar dat is het meer dan waard. Mensen waarderen dat enorm. En ondertussen hebben we alle doelstellingen van het Rijk voor dit traject toch weten te realiseren.’

Volgens Judith van Groos is het een prestatie van formaat van alle betrokkenen dat het RTP dit jaar gewoon is gestart, zonder uitstel. ‘We hoorden van veel kandidaten dat ze gewoon blij waren dat het überhaupt door kon gaan. Dat werd onwijs gewaardeerd. Bij andere organisaties, met name in de profitsector, werden traineeprogramma’s uitgesteld of vervielen ze helemaal.’

Esther van Egmond hoopt dat het selectieproces volgend jaar wel gewoon weer live kan plaatsvinden, maar zeker is dat nog lang niet. ‘Feit is dat wij in elk geval tot 1 januari niet naar kantoor mogen. En dan is het al gauw maart en moet de volgende selectieronde weer starten.’

Ook Graciëlla Ritfeld zou het mooi vinden als het volgend jaar weer live kan. ‘Maar toch werkte het zo ook gewoon heel goed. Het zou geen ramp zijn als we het weer digitaal moesten doen.’

Soms kan het niet zoals het moet en dan moet het maar zoals het kan. De klus is geklaard, het programma loopt. Van Egmond blikt heel tevreden terug: ‘Het vergde een enorme inzet, flexibiliteit en creativiteit van alle betrokkenen, zowel bij de Rijksoverheid als bij Leeuwendaal. Dat het gelukt is, dat is echt een superprestatie.’